Формирование дела завершается:

по усмотрению организации;
по достижении максимального объема в 250 л;
после решения вопроса, независимо от календарных сроков.
по окончании календарного года (за исключением переходящих дел);

К сожалению, у нас пока нет статистики ответов на данный вопрос, но мы работаем над этим.