Подотчетные суммы выдаются при условии если:

это должностное лицо
это работник бухгалтерии
производится закуп товаров
работник работает на данном предприятии
за работником нет задолженности по ранее выданному авансу

К сожалению, у нас пока нет статистики ответов на данный вопрос, но мы работаем над этим.