Кейс «Тайм-менеджмент» Внимательно прочитайте и изучите описание ситуации, ее контекст. После этого приступайте к выполнению заданий кейса.
Описание ситуации. Инструменты тайм-менеджмента очень разнообразны. Перечислим наиболее часто используемые:
• «Матрица Эйзенхауэра». Предлагает разделять все дела по категориям срочности и важности.
К квадрату А относятся дела важные и срочные. Как правило, они делаются в первую очередь, но если у человека очень большой процент дел в квадранте А (то есть все важно и срочно), то или он не умеет расставлять приоритеты или у него очень высок риск профессионального выгорания. Квадрант Б – это дела, направленные на перспективу. Вопросы здоровья, занятия спортом, саморазвития, дополнительного обучения. Важность всего этого мы сознаем, но зачастую на это не хватает времени из-за того, что другие дела, более срочные, оттесняют дела из квадранта Б. Этот квадрант иногда называют квадрантом Гармонии, потому что он позволяет заниматься важными делами без спешки. Простой пример – профилактический поход к стоматологу. Пока зубы не болят – это дело из квадранта Б. Важно только помнить, что дела из квадранта Б могут перейти в квадрант А, если из «запустить». Квадрант В иначе называют квадратом Разочарования. Если все время заниматься делами из квадранта В (срочность начинает превалировать над важностью), то рано или поздно почувствуешь себя белкой в колесе. Чаще всего в этот квадрат попадает присутствие на плохо продуманных совещаниях, планерках, переговорах. Квадрант Г – это квадрант хронофагов («поглотителей времени»). Бесцельное блуждание в интернете, болтовня по телефону, компьютерные игры – вот список наиболее часто встречающихся хронофагов. Зато это и квадрант ресурсов. Потому что, если Вам не хватает часов в сутки, первым делом стоит проанализировать этот квадрант, именно он может дать дополнительное время сразу и быстро.
• Интеллект-карты (mind map) это инструмент, позволяющий эффективно структурировать и обрабатывать информацию; мыслить, используя весь свой творческий и интеллектуальный потенциал. Ментальные карты прекрасно подходят для планирования своей жизни. Очень часто в море деталей мы теряем видение всей картины целиком, и составление плана в виде интеллект-карты позволяет вернуть обратно целостное видение ситуации.
• Хронометраж. Это метод, который предполагает поминутную запись того, что делает человек. После достаточно длительного периода записи собираются и анализируются. Отыскиваются хронофаги (дела, которые забирают энергию), рассчитываются циклы эффективности в течение рабочего дня или недели. Это очень эффективный, но и очень трудоемкий метод.
• Метод Парето (закон 80/20) Для управления временем принцип Парето звучит так: 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени. Таким образом, если мы хотим повысить свою эффективность, то нам нужно найти те 156 20% действий, которые помогут нам выполнить 80% дел из нашего списка.
• ABC-анализ. Изначально – это техника анализа ресурсов организации, предполагающая их ранжирование по ценности. Но время – это тоже ресурс, так почему бы не проранжировать все стоящие перед нами задачи с точки зрения ценности и на основании этого ранга не принять решение об их выполнении. Итак, категория А – очень ценные вещи (важные задачи) – нужно делать самому. Категория В – менее ценные вещи (задачи) – можно отложить или перепоручить выполнение. Категория С – наименее ценные вещи (наименее важные задачи) – перепоручить исполнение или отказаться совсем.
Задание к кейсу. Инструменты тайм-менеджмента разрабатываются универсальными, но какие-то из них могут вам подойти для эффективного планирования вашей жизни, а какие-то – нет. Почему? Потому что у каждого из нас есть свой стиль работы с информацией. Подберите, какие инструменты тайм-менеджмента (правая колонка) подходят для разного типа людей (левая колонка).
Колонка 1.
Колонка 2.
1. Человек воспринимает любое дело как последовательность шагов. Для него не составляет проблемы создать план и действовать по нему.
а). «Матрица Эйзенхауэра»
б). Хронометраж
в). Метод Парето
г). ABC-анализ
д). Интеллект-карты (mind map)
2. Человек воспринимают информацию в виде общей картины ситуации. Он понимает, почему стоит заниматься какой бы то ни было деятельностью, и буквально видит пути решения, не вдаваясь при этом в подробности.
3. Человек во главу угла ставит не план и не картину деятельности, а приоритеты. Он скрупулезно выверяет свою деятельность с приоритетами