Целесообразность записи участниками хода совещания определяется:

Сотрудником службы безопасности.
Лично руководителем организации, проводящей совещание.
Непосредственно ответственным организатором совещания.
Секретарем-референтом под контролем службы безопасности.

К сожалению, у нас пока нет статистики ответов на данный вопрос, но мы работаем над этим.