Дела кадровой службы подлежат оформлению:

при их заведении
при оформлении отпуска
по завершении какой-либо работы
при отсутствии надобности в них
по завершении календарного года

К сожалению, у нас пока нет статистики ответов на данный вопрос, но мы работаем над этим.